Kundecase: Sådan sparer ordnung tid og administration med WelcomeBob

 

Hvem er ordnung kontorhoteller?

Hos ordnung kontorhoteller driver man på nuværende tidspunkt 12 eksklusive kontorhoteller med lokationer i København K, Frederiksberg, Hellerup, København Ø, København S, Lyngby og Odense. Nadia Krid-Halberg, Head of Customer Relations hos ordnung fortæller: ”Ordnung er et kontorhotel for virksomheder, som ønsker en fleksibel hverdag i professionelle rammer. Vores kontorløsninger kan skræddersyes til såvel enkeltmandsvirksomheden som til virksomheder med op til 100 ansatte. Ingen virksomheder er ens, og derfor tager vi altid udgangspunkt i hver enkelt virksomheds behov.”

Hvorfor valgte ordnung at tilknytte WelcomeBob’s dørtelefonsystem?

”Vi har jo både ordnung+ lokationer, som er bemandede, men vi har også ubemandede kontorhoteller. Og dér har vi altid været afhængige af et dørtelefonsystem, men dem vi har haft tidligere har været meget begrænsede i forhold til hvad de kunne bruges til – både i forhold til lejerne men også rent internt og administrativt hos os,” fortæller Nadia. Derfor valgte ordnung at kigge nærmere på WelcomeBob’s løsninger, hvor man testede dørtelefonsystemet på én lokation i første omgang, og efterfølgende valgte at installere systemet på flere lokationer grundet gode erfaringer og fordele i hverdagen.

Nadia uddyber: ”Med WelcomeBob kan man jo selv bestemme og selv oprette lige så mange kollegaer som man har lyst til eller behov for. Så på den måde – ved besøg – ringes der direkte op til den givne kollega der har det møde med den gæst eller kunde, og andre forstyrres ikke herved.” Herudover understreger Nadia, at det også har givet ordnung en tryghed i forhold til at de ikke behøver at være på selve lokationen for at se hvem man låser op for, samt at det er muligt at se indgange og tidspunkter i adgangsloggen i WelcomeBob’s tilhørende administrationssystem.

Hvilke primære fordele oplever ordnung med WelcomeBob?

Hos ordnung kontorhoteller fremhæver man især besparelse på tid og administration ved at have skiftet til WelcomeBob’s dørtelefonsystem: ”Vi sparer rigtig, rigtig meget tid nu ved at komme over i WelcomeBob-systemet. Og det skal forstås på den måde, at alt det manuelle arbejde er taget fra os nu. Det er vores lejere selv, der går ind og registrerer, tilkobler og frakobler nye kollegaer, hvor at førhen har jeg skulle gøre det selv lokalt på selve dørtelefonen – og altså være fysisk til stede. Og igen ved fraflytninger, så har jeg også igen skulle være der lokalt og fjerne lejerne.”

Udover besparelser på løbende manuelt arbejde direkte på dørtelefonerne, fremhæves det også hvordan WelcomeBob har givet en fleksibilitet i dagligdagen: ”Vores tidligere system var så begrænset i forhold til det der med at tilkoble lejere, hvor WelcomeBob har givet os den her fleksibilitet at det er ubegrænset i forhold til hvor mange der kan kobles til dørtelefonen, hvad enten det er en enkeltmandsvirksomhed eller en virksomhed på 100 medarbejdere. Den form for fleksibilitet har vi savnet. Plus at det ikke har betydet mere arbejde – tværtimod – mindre arbejde fra vores side, rent internt.”

WelcomeBob matcher med ordnungs design og eksklusivitet

Hos ordnung har man også været glade for, at der har været mulighed for at tilpasse og designe dørtelefonerne med en messing- eller aluminiumkant, da virksomheden også fokuserer på det samlede udtryk af deres bygninger. Dette bidrager til en følelse af eksklusivitet i forhold til det samlede indtryk for lejerne og gæsterne. ”Sådan crème de la crème – altså en lækker detalje ved at vi har valgt WelcomeBob – er, at vi har kunne designe de her WelcomeBobs i forhold til vores lokationer, og i forhold til det koncept vi nu har valgt. Og for eksempel på Bredgade [København K], der har vi valgt en messing-udgave. På Store Strandstræde [København K] har vi valgt aluminium. Og ellers så har vi de sorte WelcomeBobs på de øvrige lokationer. Det har været dejligt at kunne designe de her videodørtelefoner til vores respektive lokationer, alt efter hvilket koncept vi havde valgt. Der er ingen tvivl om, at i takt med at vi åbner flere lokationer, så er vi også løftet i design.”

Hvordan har samarbejdet med WelcomeBob fungeret?

”Jeg synes samarbejdet generelt bare har været godt. Der er bare nogle gode ting, som man løbende lige får redigeret og skræddersyet i samarbejdet med WelcomeBob. Så derfor bliver det på en måde vores koncept lige præcis den indstilling vi vælger at have på vores lokationer.”

Nadia hos ordnung fremhæver desuden også tilgængeligheden og serviceniveauet hos WelcomeBob-holdet: ”Jeg har jo mange lejere i hverdagene, så når jeg har et spørgsmål, så skal der ikke gå ret lang tid før vi får løst problemstillingen. Og der har WelcomeBob været rigtig gode til at træde til. Især i starten af processen hvor vi har haft mange ønsker og behov – og skulle ligesom tilpasse WelcomeBob-systemet til vores behov. Så det har været rigtig rart.”

Ønsker du at høre nærmere om hvordan vi kan hjælpe jer med en bedre og skræddersyet dørtelefonløsning? Tag endelig fat i os lige her.