Databehandleraftale

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

 

mellem

 

Navn

CVR

Adresse

Postnummer og by

Danmark

 

herefter ”den dataansvarlige”

 

og

 

WelcomeBob ApS

CVR-nr. 38600125

Otto Busses Vej 5, 1.

2450 København SV

Danmark

 

herefter ”databehandleren”

 

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

 

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

 

 

  1. Indhold
  2. Præambel 3
  3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
  4. Databehandleren handler efter instruks. 4
  5. Fortrolighed. 4
  6. Behandlingssikkerhed. 4
  7. Anvendelse af underdatabehandlere. 5
  8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
  9. Bistand til den dataansvarlige. 7
  10. Underretning om brud på persondatasikkerheden. 8
  11. Sletning og returnering af oplysninger 8
  12. Revision, herunder inspektion. 8
  13. Parternes aftale om andre forhold. 9
  14. Ikrafttræden og ophør 9
  15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren. 10

Bilag A          Oplysninger om behandlingen. 11

Bilag B          Underdatabehandlere. 12

Bilag C         Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13

Bilag D          Parternes regulering af andre forhold. 18

 

 

 

2. Præambel

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

 

  1. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

 

  1. I forbindelse med leveringen af tjenesten (se definitionen i bilag D) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

 

  1. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

 

  1. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

 

  1. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

 

  1. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

 

  1. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

 

  1. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

 

  1. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

 

  1. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.

 

  1. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

 

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

 

  1. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

  1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

 

  1. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

  1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

 

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

 

  1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

 

  1. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

 

  1. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

 

  1. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

 

  1. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

 

  1. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

 

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

 

  1. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

 

  1. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

 

  1. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

  1. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

 

  1. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

 

  1. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

  1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

 

  1. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

 

  1. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

 

  1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
  2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
  3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

 

  1. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

 

  1. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

 

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

 

  1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
  2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
  3. indsigtsretten
  4. retten til berigtigelse
  5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
  6. retten til begrænsning af behandling
  7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
  8. retten til dataportabilitet
  9. retten til indsigelse
  10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

 

  1. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

 

  1. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

 

  1. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

 

  1. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

 

  1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

 

  1. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

 

  1. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

 

  1. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

 

  1. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

 

  1. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

  1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

  1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

 

  1. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

 

  1. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

 

  1. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

 

  1. Underskrift

 

På vegne af den dataansvarlige

Navn                        MACROBUTTON  NoMacro [NAVN]

Stilling MACROBUTTON  NoMacro [STILLING]

Telefonnummer MACROBUTTON  NoMacro [TELEFONNUMMER]

E-mail MACROBUTTON  NoMacro [E-MAIL]

 

På vegne af databehandleren

Navn Jonas Vistesen

Stilling Salgsdirektør/partner

Telefonnummer 93923050 

E-mail [email protected]

 

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

  1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

 

  1. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

 

Navn MACROBUTTON  NoMacro [NAVN]

Stilling MACROBUTTON  NoMacro [STILLING]

Telefonnummer MACROBUTTON  NoMacro [TELEFONNUMMER]

E-mail MACROBUTTON  NoMacro [E-MAIL]

 

Navn Jonas Vistesen

Stilling Salgsdirektør/partner

Telefonnummer 93923050 

E-mail [email protected]

 

Bilag A Oplysninger om behandlingen

 

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

 

Formålet med behandlingen er, at den dataansvarlige kan anvende tjenesten, som databehandleren leverer til den dataansvarlige.

 

Tjenesten: Drift, support og host af en digital dørtelefonløsning.  

 

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

 

Databehandlingen indebærer primært, at databehandleren indsamler, registrerer, opbevarer og tilgår personoplysninger om de kategorier af registrerede, som er beskrevet i bilagets punkt A.4 på vegne af den dataansvarlige.

 

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

 

Den dataansvarliges ansatte og beboere

  • Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, e-mailadresse, billede, tidsstempler og lokationsoplysninger.

 

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

  • Beboere og besøgende
  • Medarbejdere

 

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

 

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil det tidspunkt, hvor databehandleren ophører med at levere Tjenesten til den dataansvarlige eller ophører med at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige som følge af andet samarbejde mellem parterne.

 

Bilag B Underdatabehandlere

 

B.1. Godkendte underdatabehandlere

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

 

NAVN

ADRESSE

BESKRIVELSE AF BEHANDLING

Google Cloud

1600 Amphitheatre Parkway

Mountain View, California, United states

https://cloud.google.com/security/gdpr/

 

Microsoft 365

Microsoft Coorporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington, United States

https://www.microsoft.com/da-dk/trust-center/privacy/gdpr-overview

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

 

 

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

 

Ikke relevant.

 

 

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

 

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

 

  • At databehandleren kan levere Tjenesten som defineret i Bilag A.1 til den dataansvarlige.

 

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

 

At behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om almindelige personoplysninger, og der skal derfor etableres et almindeligt sikkerhedsniveau.

 

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

 

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

 

  • Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger: Databehandleren sikrer, at al transmission af personoplysninger via netværk og internettet som minimum krypteres i transportlaget, ligesom databehandleren vil vurdere, om der skal ske supplerende end-to-end kryptering fra gang til gang.
  • Sikring af vedvarende fortrolighed af behandlingssystemer og -tjenester: Databehandleren sikrer, at det kun er autoriserede medarbejdere, der har adgang til personoplysninger til det aftalte formål, herunder iværksætter foranstaltninger, som begrænser adgangen til personoplysninger ved eksempelvis at oprette en liste, der specificerer, hvilke forudbestemte computere, baseret på IP-adresser, der har adgang til personoplysninger. Derudover sikrer databehandleren, at medarbejdere alene har adgang til systemer, der er nødvendige for udførelsen af deres arbejde. Alle medarbejdere skal have unikke brugernavne og passwords. Udstyr, som udleveres til medarbejdere til brug i udførelsen af arbejdsfunktioner, skal fornyes med adgangskontrol. Medarbejdere er pålagt at opretholde denne adgangskontrol og holde adgangskoder personlige og fortrolige.
  • Sikring af vedvarende integritet af behandlingssystemer og -tjenester: Databehandleren sikrer via elektronisk signatur, individuelle fortrolige adgangskoder og VPN-forbindelser, at gemte data i systemet forbliver uændret, medmindre det er hensigten at ændre dem.
  • Sikring af vedvarende tilgængelighed af behandlingssystemer og -tjenester: Databehandleren sikrer en velfungerende backup af egne systemer, hvor der undtagelsesvist kan opbevares persondata. Databehandleren foretager tests af backup.
  • Sikring af vedvarende robusthed af behandlingssystemer og -tjenester: Databehandleren sikrer imod skadelige hændelser enten hos sig selv eller ved underdatabehandlere, herunder udfald ved dublerede diske, køling, nødstrømsanlæg automatisk brandslukning mv.
  • Rettidig genoprettelse af tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse: Databehandleren sikrer, at der tages regelmæssige sikkerhedskopier, at brug og installation af browser-plugins begrænses, og at der etableres overgang til alternative datakommunikationslinjer.
  • Procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden: Databehandleren systematiserer gentagne og periodiske procedurer vedrørende scanning, identifikation og afhjælpning af hidtil ukendte sikkerhedsproblemer på servere, arbejdsstationer, netværker, udstyr og applikationer.
  • Adgang til oplysningerne via internettet: Databehandleren sikrer, at adgang til oplysninger via internettet sker med VPN-forbindelse, individuelle adgangskoder eller elektronisk signatur.
  • Beskyttelse af oplysninger under transmission: Databehandleren sikrer en sikker overførelse af personoplysninger mellem databehandleren og den dataansvarlige samt til tredjeparter, der optræder som underdatabehandlere ved udelukkende at bruge krypterede overførelsesprotokoller, som eksempelvis HTTPS eller SSL.
  • Beskyttelse af oplysninger under opbevaring: Databehandleren opbevarer data for den dataansvarlige. Opbevaringen sker inden for EU, og data er sikret bag standard firewalls. Databehandleren foretager nødvendig og løbende patching af server og søger at sikre good practice for så vidt angår sikkerhed og adgangsstyring.
  • Fysisk sikring af lokaliteter: Der er alene adgang til databehandlerens fysiske lokaliteter med et personligt adgangskort, en personligt udleveret nøgle, nøglebrik eller lignende.
  • Anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser: Der kan alene oprettes forbindelse via enten VPN eller anden sikker protokol for netværksforbindelse.
  • Logning: Databehandleren giver kun ansatte adgang til personoplysninger via sporbare konti, der kan spores ved navn og som ved brug bliver tilstrækkeligt logget. Databehandleren fører altid log over de personer, der har været logget på.

 

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

 

Omfang og udstrækning af bistanden, som skal ydes af databehandleren:

 

  • Når databehandleren modtager en anmodning fra en registreret om en behandling, skal databehandleren meddele den dataansvarlige herom hurtigst muligst og senest indenfor 48 timer efter modtagelsen af anmodningen. Databehandleren skal samtidig oplyse den dataansvarlige om enhver relevant information vedrørende anmodningen. Databehandleren besvarer ikke anmodninger uden at have fået skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige, medmindre der foreligger et lovligt grundlag, som eksempel forespørgsler fra politiet.
  • Efter instruks fra den dataansvarlige er databehandleren forpligtet til hurtigst muligt og senest indenfor 48 timer at fremfinde personoplysninger, slette personoplysninger (inklusive backup, hvis muligt) eller berigtige personoplysninger om en registreret, samt begrænse behandlingen af personoplysninger om en registreret.
  • Efter instruks fra den dataansvarlige er databehandleren forpligtet til hurtigst muligt og senest indenfor 48 timer at fremsende personoplysninger om en registreret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
  • Databehandleren er ikke berettiget til vederlag i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige medmindre bistanden kræver særlige tiltag, som den dataansvarlige ikke med rette kunne forvente, at databehandleren var i stand til på tidspunktet.

 

Specifikke tekniske og organisatoriske foranstaltning, som databehandleren skal gennemføre med henblik på at bistå den dataansvarlige:

 

  • Databehandleren uddanner og instruerer medarbejdere i håndteringen af de registreredes rettigheder.
  • Databehandleren har en klar procedure for, hvilken afdeling hos databehandleren, der bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede.
  • Databehandleren har udarbejdet en procedure til medarbejderens afdeling hos databehandleren, der bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede. Vejledningen indeholder blandt andet en oplistning af de informationer, som databehandleren skal videregive til den dataansvarlige.

 

Underretning om brud på persondatasikkerheden

 

  • Databehandleren skal underrette den dataansvarlige om ethvert brud på persondatasikkerheden. Databehandleren kan derfor ikke undlade at underrette den dataansvarlige om et brud på persondatasikkerheden, fordi databehandleren har en formodning om, at den dataansvarlige er bekendt med bruddet, eller fordi bruddet efter databehandlerens egen vurdering ikke skal anmeldes.
  • Så snart Databehandleren opdager et brud på persondatasikkerheden, skal databehandleren straks foretage de nødvendige foranstaltninger for at begrænse de negative konsekvenser af bruddet og for at begrænse gentagelse heraf.
  • Databehandleren har en databeredskabsplan, som forpligter databehandleren til at informere den dataansvarlige om sikkerhedsbrud og videre tillader parterne at arbejde effektivt sammen for at håndtere bruddet.
  • Databehandleren har ikke den dataansvarliges bemyndigelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet eller andre myndigheder.
  • Databehandleren må ikke offentliggøre et brud på persondatasikkerheden til tredjeparter uden den dataansvarliges skriftlige tilladelse, medmindre dette er et krav efter databeskyttelsesforordningen eller gældende ret, og i så fald skal databehandleren underrette den dataansvarlige herom, inden offentliggørelsen.
  • Databehandleren skal tilvejebringe følgende information i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige vedrørende den dataansvarliges forpligtelse til at anmelde et brud på persondatasikkerheden:

 

  • En beskrivelse af typen af brud
  • En beskrivelse af personoplysningernes art og omfang
  • En beskrivelse af risikoen for at registrerede kan identificeres
  • En beskrivelse af de sandsynlige konsekvenser ved bruddet
  • En beskrivelse af alvorligheden af konsekvenserne for de berørte personer
  • En beskrivelse af om bruddet omfatter særlige registrerede
  • En beskrivelse af kategorier af berørte registrerede
  • En beskrivelse af antallet af berørte registrerede
  • En beskrivelse af om der er tale om registrerede i flere EU-medlemslande
  • En beskrivelse af de foranstaltninger, som databehandleren allerede har foretaget, og som databehandleren foreslår træffes af den dataansvarlige for at håndtere bruddet og begrænse mulige skadevirkninger
  • En beskrivelse af de faktiske omstændigheder ved bruddet

 

  • Ved digitale brud skal databehandleren endvidere tilvejebringe logfiler, hvor det er muligt.
  • Ved fysiske brud skal databehandleren endvidere tilvejebringe dokumentation i form af billede- og/eller videomateriale, mv, hvor muligt.
  • Databehandleren er i øvrigt forpligtet til at tilvejebringe enhver information, som den dataansvarlige måtte efterspørge i forbindelse med varetagelsen af den dataansvarliges forpligtelse til at anmelde et brud på persondatasikkerheden, hvor databehandleren er i besiddelse af oplysningerne. Hvis databehandleren ikke er i besiddelse af ønsket information, kan databehandleren mod betaling bistå, hvor muligt, med at udarbejde løsninger, som sikrer at informationerne kan fremfindes.

 

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares i hele den løbetid, som samarbejdet mellem parterne har, hvorefter databehandleren sletter dem, medmindre instruks om sletning er givet inden da.

 

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

 

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

 

Adresse

Databehandler/underdatabehandler

Dronningensgade 66,1 1420 København

WelcomeBob ApS

 

 

 

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren må ikke overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer.

 

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

 

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

 

Databehandleren skal, når den dataansvarlige fremsætter en begrundet anmodning herom,

stille de nødvendige oplysninger til rådighed for den dataansvarlige, således at den

dataansvarlige har mulighed for at danne sig et indtryk af, om og hvordan databehandleren

opfylder disse Bestemmelser.

 

Databehandleren selv eller en repræsentant for databehandleren foretager tilsyn én gang årligt i andet kvartal for egen regning vedrørende overholdelsen af disse Bestemmelser. Der er mellem parterne enighed om, at databehandlerens egenkontrol skal udføres med udgangspunkt i enten et egenkontrolskema, som er udfærdiget af databehandleren, og er opbygget på baggrund af og med indhold ligesom anerkendte revisionserklæringer som ISO 27001, ISAE 3000 eller ISAE 3402, eller at der kan benyttes en af de foranstående erklæringstyper. Dokumentation for den afholdte kontrol, inklusive kontrolrapporten, skal snarest muligt sendes til orientering til den dataansvarlige, dog senest én (1) måned efter udarbejdelsen.

 

Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Ved krav fra den dataansvarlige kan sådanne alene implementeres for den dataansvarliges regning.

 

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

 

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

 

Databehandleren skal én gang årligt indhente en erklæring vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med indhentelse af erklæringen er den dataansvarlige uvedkommende.

 

Der er enighed mellem parterne om, at typer af erklæringer som minimum er i overensstemmelse med den type, som databehandleren skal aflevere til den dataansvarlige kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser.

 

Erklæringerne gennemgås og vurderes og indgår i det materiale der ligger til grund for databehandlerens revisionserklæring. Den dataansvarlige kan til enhver tid anmode om at få fremsendt kopi af erklæringer fra underdatabehandlere. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny erklæring under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

 

Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

 

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.

 

Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

 

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

 

D.1 Definitioner

 

Listen nedenfor angiver definitionen af en række af de begreber, der anvendes i Bestemmelserne. Uanset, at en definition er angivet i ental, omfatter definitionen også flertal og omvendt. Derudover omfatter definition både begreber angivet med store og små bogstaver i Bestemmelserne.

 

Tjeneste betyder den tjeneste, som databehandleren skal levere til den dataansvarlige i henhold til den aftale, der er indgået mellem parterne eller den behandling af personoplysninger, som databehandleren foretager på vegne af den dataansvarlige, som følger af andet samarbejde mellem parterne.

 

Gældende ret betyder enhver af følgende reguleringer i det omfang de er anvendelige overfor en Part: enhver vedtægt, forordning, lovgivning, primær eller sekundær regulering, inklusiv gældende dansk ret, for tiden Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) samt databeskyttelsesforordningen, for tiden Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv., enhver bindende retsafgørelse eller dom, enhver anvendelig branchesædvane, politik eller standard, der kan håndhæves ved lov samt anvendelige anvisninger, politikker, krav, regler eller ordrer, som er udstedt af en myndighed. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem databeskyttelsesforordningen og gældende Ret vil den strengeste bestemmelse finde anvendelse.

 

D.2 Ansvar

 

Hvis databehandleren ikke overholder sine forpligtelser i henhold til Bestemmelserne eller Gældende Ret, eller hvis databehandleren på anden vis bryder Bestemmelserne, som følge af databehandlerens handlinger eller undladelser, er databehandleren ansvarlig for bøder og direkte tab lidt hos den dataansvarlige.

I dette tilfælde vil den dataansvarlige være berettiget til at kræve erstatning for bøder, tab og omkostninger afholdt som følge af den manglende overholdelse under forudsætning af, at databehandlerens manglende handlinger eller undladelser ikke skyldes den dataansvarliges misligholdelse af Bestemmelserne.

Uanset indholdet i dette afsnit er databehandleren aldrig ansvarlig for den dataansvarliges handlinger og udeladelser. Dog er databehandleren ansvarlig i det tilfælde, at databehandleren følger en potentiel ulovlig instruks fra den dataansvarlige, der er åbenbar ulovlig, eller hvis databehandleren ikke omgående har underrettet den dataansvarlige om, at instruksen efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Uanset indholdet i dette afsnit er databehandleren endvidere ikke ansvarlig for egne handlinger og udeladelser, hvis de er opstået som følge af databehandlerens overholdelse af Gældende Ret.

Uanset dette punkt D.2 kan databehandlerens samlede økonomiske ansvar i et kalenderår, som opstår i forbindelse med eller i tilknytning til databehandleraftalen, ikke overstige den samlede værdi af fakturerede ydelser fra databehandleren til den dataansvarlige i det seneste kalenderår i henhold til parternes samarbejdsaftale om Tjenesten.

D.3 Fortrolighed

 

Enhver person, der er involveret i opfyldelsen af Bestemmelserne og som følge heraf opnår adgang til personoplysninger, hvis fortrolige karakter vedkommende kender eller burde kende, og som ikke allerede som følge af deres stilling, deres profession eller lovbestemte regler er underlagt fortrolighed, er underlagt en pligt til at sikre fortrolighed om personoplysningerne.

 

Ovenstående gælder ikke i de tilfælde, hvor vedkommende er forpligtet til at videregive de pågældende personoplysninger som følge af Gældende Ret eller ved anden lovpligtig videregivelse.

 

D.4 Lovpligtig videregivelse

 

Medmindre andet er påkrævet i henhold til Gældende Ret, skal databehandleren straks underrette den dataansvarlige om alle retslige, administrative eller voldgiftsretlige kendelser fra et forvaltnings- eller administrationsorgan eller fra en offentlig myndighed som databehandleren modtager, og som vedrører de personoplysninger som databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige. Hvis den dataansvarlige anmoder herom, skal databehandleren give den dataansvarlige de oplysninger, som databehandleren har i sin besiddelse, som kan opfylde tredjepartens påkrav samt enhver rimelig efterspurgt assistance for, at den dataansvarlige kan imødekomme et lignende påkrav indenfor rimelig tid. Den dataansvarlige anerkender, at databehandleren ikke har ansvaret for at deltage direkte overfor den enhed, der måtte fremsætte krav herom.

D.5 Meddelelser

 

Meddelelser mv. som gives i medfør af Bestemmelserne skal sendes skriftligt pr. e-mail.

 

D.6 Lovvalg og værneting

 

Bestemmelserne og enhver retlig tvist, der opstår i forbindelse med Bestemmelserne (inklusiv tvister eller krav, der opstår uden for kontrakt) er underlagt dansk ret undtaget CISG og de international privatretlige regler.

 

Parterne er enige om, at Københavns Byret udgør værneting for enhver tvist eller krav, der opstår i forbindelse med disse Bestemmelser eller indgåelse af samme (herunder ikke-kontraktretlige tvister eller krav).

 

 

[1] Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.

DIN NYE SMARTE DØRTELEFONBliv kontaktet af os og få et tilbud på din nye digitale dørtelefon!